การที่จะพิจารณาว่าเป็นการเดินทางไปต่างประเทศในระหว่างการลากิจส่วนตัวหรือวันหยุดราชการ หรือเป็นการลาศึกษา ณ ต่างประเทศนั้น ย่อมขึ้นอยู่กับข้อเท็จจริงว่า การไปต่างประเทศของพนักงานมหาวิทยาลัยดังกล่าว เป็นการไปศึกษาตามความหมายที่กำหนดไว้ใน ประกาศมหาวิทยาลัยมหิดล เรื่อง หลักเกณฑ์และวิธีการพัฒนาพนักงานมหาวิทยาลัย พ.ศ.๒๕๕๒ หรือไม่

หากเป็นไปตามความหมายที่กำหนดไว้ในประกาศฯ จะต้องดำเนินการขออนุมัติลาศึกษา ณ ต่างประเทศตามแนวทางที่กำหนดไว้ในประกาศ

หากมิเป็นการไปศึกษาตามความหมายที่ประกาศฯ กำหนด เช่น เป็นการไปทัศนศึกษา ก็ไม่ต้องดำเนินการตามนัยที่กล่าวข้างต้น  แต่จะต้องขออนุมัติลากิจส่วนตัว หรือลาพักผ่อน แล้วแต่กรณี

เนื่องจากข้อความในสัญญาของพนักงานมหาวิทยาลัยที่ไปศึกษา ฝึกอบรม หรือปฏิบัติงานวิจัย มิได้มีส่วนใดที่กำหนดข้อความที่ระบุระยะเวลาการลาไว้ ดังนั้นจึงต้องใช้คำสั่งฯ ให้พนักงานมหาวิทยาลัยลาศึกษาภายในประเทศ โดยใช้เวลาปฏิบัติงานบางส่วนผูกไว้กับสัญญาฯ  ดังนั้น หากพนักงานมหาวิทยาลัยผู้ใดประสงค์จะขอลาศึกษา โดยใช้เวลาในการปฏิบัติงานบางส่วน จักต้องจัดทำสัญญาประกอบการลาทุกครั้งไป

พนักงานมหาวิทยาลัยที่ได้รับอนุมัติให้ลาศึกษาแล้ว การจะยื่นเรื่องขอลาประเภทอื่นในช่วงเวลาเดียวกันอีกนั้น กระทำมิได้   เมื่อประสงค์จะขอไปเก็บข้อมูลประกอบการทำวิทยานิพนธ์ ณ ต่างประเทศ ให้พนักงานมหาวิทยาลัยนั้นยื่นเรื่องขออนุมัติเดินทางไปต่างประเทศเพื่อเก็บข้อมูลประกอบการทำวิทยานิพนธ์ ซึ่งเป็นส่วนหนึ่งของการลาศึกษาภายในประเทศ

โดยให้เสนอเอกสารประกอบการดำเนินการ ดังนี้  หนังสือตอบรับ/อนุญาตให้เดินทางไปเก็บข้อมูลประกอบการทำวิทยานิพนธ์  หลักฐานทุน  และสำเนาคำสั่งที่ได้รับอนุมัติให้ลาศึกษา

การศึกษาต่อภายในประเทศ ภาคนอกเวลา โดยไม่ใช้เวลาในการปฏิบัติงานไปศึกษา ให้รายงานเป็นลายลักษณ์อักษรต่อผู้บังคับบัญชาตามลำดับชั้น เพื่อรับทราบ โดยแนบหลักฐาน/ประกาศที่ได้รับคัดเลือกเข้าศึกษา  จึงจะไปศึกษาภาคนอกเวลาได้

การลาศึกษาโดยใช้เวลาปฏิบัติงานบางส่วน กำหนดให้ลาได้ภาคการศึกษาละ ไม่เกิน 12 ชั่วโมง/สัปดาห์   มิได้มีข้อห้ามใดกำหนดไว้ว่าห้ามลาเพื่อทำวิทยานิพนธ์

ทั้งนี้ ให้พิจารณาถึงความเป็นไปได้และที่พนักงานมหาวิทยาลัยผู้นั้นจะสามารถดำเนินการได้สำเร็จตามแนวทาง/โครงการลาศึกษาที่ได้นำเสนอประกอบการพิจารณา

การศึกษาต่อภายในประเทศ โดยใช้เวลาในการปฏิบัติงานบางส่วน กำหนดให้ลาได้ภาคการศึกษาละ

ไม่เกิน 12 ชั่วโมง/สัปดาห์   หากประสงค์จะลา 1 ปีการศึกษา (เท่ากับ 2 ภาคการศึกษา) นั้น ไม่เป็นตามประกาศมหาวิทยาลัยมหิดล เรื่องหลักเกณฑ์และวิธีการพัฒนาพนักงานมหาวิทยาลัย พ.ศ.2552

กรณีนี้ จะต้องดำเนินการเสนอขออนุมัติลาศึกษาตามระยะเวลาที่เปิด-ปิดการศึกษาจริง  ในช่วงเวลาปิดภาคการศึกษา ให้พนักงานมหาวิทยาลัยรีบรายงานตัวกลับเข้าปฏิบัติงานตามปกติ ทันทีที่ครบกำหนดที่ได้รับอนุมัติให้ลา โดยไม่ชักช้า และให้ส่วนงานดำเนินการจัดทำคำสั่งให้พนักงานมหาวิทยาลัยรายงานตัวกลับเข้าปฏิบัติงานตามปกติ  ทั้งนี้ หากประสงค์จะขอลาศึกษาในภาคการศึกษาถัดไป ให้ยื่นเรื่องเสนอขออนุมัติลา พร้อมเอกสารหลักฐานตามที่กำหนดเพื่อขออนุมัติให้พนักงานมหาวิทยาลัยลาศึกษาภายในประเทศ โดยใช้เวลาปฏิบัติงานบางส่วน เช่นเดียวกับการลาครั้งแรก

ให้พนักงานมหาวิทยาลัยกลับมาปฏิบัติงานชดใช้เป็นเวลาไม่น้อยกว่าระยะเวลาที่ลาไป หมายความว่าลาไปจำนวนกี่ชั่วโมง ก็ปฏิบัติงานชดใช้จำนวนเท่ากัน

กรณีพนักงานมหาวิทยาลัยผิดสัญญา หรือไม่กลับมาปฏิบัติงานชดใช้ตามสัญญา  จะต้องชดใช้เงินเดือน เงินทุน และเงินอื่นใดที่ทางราชการและส่วนงานจ่ายช่วยเหลือระหว่างการลาทั้งหมด โดยผู้ทำสัญญาและผู้ค้ำประกันการลาจะต้องชดใช้พร้อมเบี้ยปรับและดอกเบี้ยตามที่กำหนดในสัญญา

พนักงานมหาวิทยาลัยที่ได้รับอนุมัติให้ลาศึกษา ในประเทศหรือต่างประเทศ จะต้องมีเวลาปฏิบัติงานไม่น้อยกว่า 6 เดือน จึงจะมีสิทธิได้รับการพิจารณาเลื่อนเงินเดือนประจำปีได้ (ประกาศมหาวิทยาลัยมหิดล เรื่อง หลักเกณฑ์และวิธีการเลื่อนเงินเดือนประจำปีของพนักงานมหาวิทยาลัย พ.ศ.2554)

ดังนั้น จึงต้องยอมรับกติกา ซึ่งผู้ที่จะขอลาศึกษาควรทราบอยู่แล้วว่าอยู่ในเกณฑ์ที่จะได้รับการพิจารณาให้เลื่อนเงินเดือนหรือไม่

กรณีพนักงานมหาวิทยาลัยที่ได้รับอนุมัติให้ลาศึกษา เมื่อครบกำหนดวันที่ได้รับอนุมัติไว้แล้ว หรือเสร็จสิ้นการลา หรือสำเร็จการศึกษา หรือยุติการศึกษาแล้ว ไม่ว่าจะเป็นการลาศึกษาต่างประเทศ หรือภายในประเทศ ถือเป็นหน้าที่ของพนักงานมหาวิทยาลัยผู้นั้นที่จะต้องเดินทางกลับมาปฏิบัติหน้าที่ของตนในทันที การที่พยายาม หาทางหลีกเลี่ยงด้วยวิธีการต่างๆ  ไม่ยอมเดินทางกลับประเทศไทย หรือไม่รายงานตัวกลับเข้าปฏิบัติงานภายในเวลาที่กำหนดไว้ตามประกาศมหาวิทยาลัยมหิดล เรื่องหลักเกณฑ์และวิธีการพัฒนาพนักงานมหาวิทยาลัย พ.ศ.2552  หากระยะเวลาล่วงเลยไปเกิน 7 วัน พนักงานมหาวิทยาลัยผู้นั้นอาจเข้าข่ายขาดงานเกิน 7 วัน เป็นการละทิ้งงานหรือทอดทิ้งหน้าที่ไปโดยปราศจากเหตุผลอันสมควร และมิได้รับอนุมัติจากผู้บังคับบัญชาต้นสังกัด  และพนักงานผู้นั้นจะต้องถูกดำเนินการทางวินัย

การนับเวลาชดใช้ทุนของพนักงานมหาวิทยาลัย จะเริ่มนับเวลาปฏิบัติงานชดใช้ทุนตั้งแต่วันที่พนักงานมหาวิทยาลัยผู้นั้นรายงานตัวกลับเข้าปฏิบัติงานที่ต้นสังกัด

พนักงานมหาวิทยาลัยที่ประสงค์จะไปศึกษา ณ ประเทศสหรัฐอเมริกา ควรพิจารณาสถานศึกษาที่ได้รับการรับรองวิทยะฐานะแล้ว ซึ่งสามารถสืบค้นสถานศึกษาได้จากฐานข้อมูลของ U.S.Department of Education ทั้งในส่วนของสถาบันการศึกษา และในส่วนของสาขาวิชาชีพ

พนักงานมหาวิทยาลัยที่ได้รับอนุมัติให้ลาศึกษาด้วยทุนส่วนตัวแล้ว  ต่อมาได้รับการพิจารณาให้ได้รับทุนการศึกษาอื่นๆ ใดก็ดี จะต้องยื่นเรื่อง/คำร้องขอเปลี่ยนแปลงประเภททุน จากเดิมทุนส่วนตัว เป็นทุนใดๆ พร้อมเอกสาร/หลักฐานการได้รับทุน และให้ต้นสังกัดจัดให้ทำสัญญาผูกพันพนักงานผู้นั้นให้ลาศึกษาด้วยทุนใดๆ นั้นด้วย  แล้วเสนอเรื่องตามลำดับจนถึงผู้มีอำนาจอนุญาตการลาพิจารณาอนุมัติ พร้อมลงนามในสัญญา และลงนามในคำสั่งฯ ให้พนักงานมหาวิทยาลัยเปลี่ยนแปลงทุนการศึกษา ด้วย

กรณีพนักงานมหาวิทยาลัยสอบเข้าศึกษาต่อ และผ่านการสอบ แล้วได้ลงทะเบียนเข้าศึกษาในหลักสูตรภาคพิเศษที่เรียนเฉพาะวันเสาร์-วันอาทิตย์ นั้น

หากจะดำเนินการให้ถูกต้องครบถ้วน พนักงานมหาวิทยาลัยจะต้องแจ้งผู้บังคับบัญชาทราบแล้วจึงสมัครเข้าศึกษาต่อ  และเมื่อได้รับการตอบรับเข้าศึกษาต่อแล้ว ให้จัดทำบันทึกเสนอผู้บังคับบัญชารับทราบว่าพนักงานมหาวิทยาลัยขออนุญาตศึกษาในประเทศในวันหยุดราชการ พร้อมแนบหลักฐานการตอบรับเข้าศึกษา

หากในช่วงของการสมัครเข้าศึกษาต่อ มิได้ดำเนินการแจ้งผู้บังคับบัญชาทราบในชั้นต้นแล้ว  เมื่อได้รับการตอบรับให้ศึกษาต่อ ก็สามารถยื่นเรื่องขออนุญาตศึกษาในประเทศในวันหยุดราชการ พร้อมแนบหลักฐานการตอบรับเข้าศึกษาให้ผู้มีอำนาจอนุญาตการลาได้รับทราบ

กรณีพนักงานมหาวิทยาลัยใช้เวลาปฏิบัติงานเฉพาะวันศุกร์ ไปศึกษาต่อภายในประเทศ ซึ่งเป็นหลักสูตรภาคพิเศษ ที่มีวันปฏิบัติงานรวมด้วย โดยทั่วไป มักเป็นวันจันทร์ หรือวันศุกร์ หรืออาจเป็นทั้ง 2 วัน  เข้าข่ายโดยใช้เวลาปฏิบัติงานบางเวลา นั้น

การนี้ ให้พนักงานมหาวิทยาลัยดำเนินการเสนอขออนุมัติตัวบุคคลให้พนักงานมหาวิทยาลัยลาศึกษาภายในประเทศ โดยแยกเป็น 2 กรณี ดังนี้

กรณีแรก ::  ให้ลาศึกษาโดยใช้เวลาปฏิบัติงานบางส่วน (อนุมัติได้ไม่เกิน 12 ชั่วโมง/สัปดาห์)  สำหรับการลาเฉพาะวันศุกร์ พร้อมทั้งให้จัดทำสัญญาประกอบการลาผูกพันไว้ด้วย โดยนับเวลาเป็นวันตามระยะเวลาของหลักสูตร

กรณีที่สอง ::  ให้ดำเนินการขออนุญาตให้พนักงานมหาวิทยาลัยศึกษาต่อภายในประเทศ โดยใช้เวลานอกเวลาปฏิบัติงาน สำหรับการศึกษาในวันเสาร์-วันอาทิตย์ โดยไม่ต้องจัดให้มีการทำสัญญาใดๆ

หากจะดำเนินการให้ถูกต้องครบถ้วน พนักงานมหาวิทยาลัยจะต้องแจ้งผู้บังคับบัญชาทราบแล้วจึงสมัครเข้าศึกษาต่อ  และเมื่อได้รับการตอบรับเข้าศึกษาต่อแล้ว ให้จัดทำบันทึกเสนอผู้บังคับบัญชารับทราบว่าพนักงานมหาวิทยาลัยขออนุญาตศึกษาในประเทศในวันหยุดราชการ พร้อมแนบหลักฐานการตอบรับเข้าศึกษา

ทั้งนี้ หากในช่วงของการสมัครเข้าศึกษาต่อ มิได้ดำเนินการแจ้งผู้บังคับบัญชาทราบในชั้นต้นแล้ว  เมื่อได้รับการตอบรับให้ศึกษาต่อ ก็สามารถยื่นเรื่องขออนุญาตศึกษาในประเทศในวันหยุดราชการ พร้อมแนบหลักฐานการตอบรับเข้าศึกษาให้ผู้มีอำนาจอนุญาตการลาได้รับทราบ

เป็นที่ทราบกันโดยทั่วไปว่า พนักงานมหาวิทยาลัยที่ลาศึกษาต่างประเทศ จะต้องลาเต็มเวลาเท่านั้น ส่วนการลาศึกษาในประเทศ อาจลาเต็มเวลา หรือลาเป็นช่วงเวลา หรือลาเป็นบางวันก็สามารถกระทำได้

พนักงานมหาวิทยาลัยอาจจะขอลาศึกษา โดยใช้เวลาปฏิบัติงานบางส่วนได้ ทั้งนี้ ต้องไม่เกิน 12 ชั่วโมง/สัปดาห์  หลักการ/แนวทางการคิดคำนวณมีดังนี้

• นับเวลาที่ลาไปจริงทั้งหมดมารวมกัน  เช่น  ลาเฉพาะวันศุกร์  เป็นเวลา 1 ปี  จะเท่ากับ

1 ปี X 52 สัปดาห์ X 1 วัน  = 52 วัน

นำเวลาลามาคำนวณชดใช้ต่อเนื่อง  เช่น กรณีมีวันลารวม 52 วัน ตาม (1) มานับชดใช้ต่อเนื่องกัน นับเฉพาะวันทำการเท่านั้น นับไปจนครบ 52 วัน ก็จะพ้นภาระผูกพัน

หลักในการคำนวณจะเริ่มนับเวลาการปฏิบัติงานชดใช้ ตั้งแต่พนักงานมหาวิทยาลัยผู้นั้นกลับมารายงานตัวกลับเข้าปฏิบัติงานที่ส่วนงานต้นสังกัด  โดยดูจากวันที่สำเร็จการศึกษา และวันที่รายงานตัวกลับมาปฏิบัติงานตามข้อเท็จจริงที่ปรากฏเป็นหลัก   ทั้งนี้ หากเป็นกรณีการลาศึกษา ณ ต่างประเทศ ให้นับวันที่พนักงานมหาวิทยาลัยผู้นั้นเดินทางกลับถึงประเทศไทย เป็นวันสิ้นสุดการลา (วันสุดท้ายที่ลา) และเมื่อรายงานตัวกลับเข้าปฏิบัติงานเมื่อใด  ระยะเวลาการปฏิบัติงานชดใช้ทุนจะเริ่มต้นนับเมื่อนั้น

กรณีพนักงานมหาวิทยาลัยไม่สามารถศึกษาจนสำเร็จได้ เนื่องจากความจำเป็นประการใดๆ ก็ดี จะต้องมีหนังสือแสดงความจำนงชัดเจนว่ายุติการศึกษา และให้รายงานตัวกลับเข้าปฏิบัติงานทันที  ระยะเวลาการปฏิบัติงานชดใช้ทุนจะเริ่มต้นนับเมื่อนั้น

อย่างไรก็ดี ส่วนงาน/หน่วยงานที่ให้ทุนการศึกษา มักจะกำหนดเงื่อนไขของทุนไว้ชัดเจน ทั้งนี้ขึ้นอยู่กับรายละเอียดที่ปรากฏอยู่ในสัญญารับทุน ซึ่งเงื่อนไขของทุนมักมีสัญญากำหนดไว้ว่า กรณีที่ผิดสัญญา/ไม่สามารถศึกษาได้สำเร็จตามที่กำหนด ให้พนักงานมหาวิทยาลัยชดใช้เงินที่รับไปพร้อมเบี้ยปรับ โดยไม่ยอมให้ชดใช้เป็นระยะเวลาการปฏิบัติงาน หรือบางทุนก็ยินดีให้ปฏิบัติงานชดใช้ทุนได้แม้จะไม่สำเร็จการศึกษาก็ตาม ซึ่งเป็นการปฏิบัติตามเงื่อนไขของสัญญาที่ทำไว้ต่อกัน   จึงขอให้พนักงานผู้ลาทำความเข้าใจให้ชัดเจนก่อนจะตกลงรับทุนนั้นๆ