PA Sharing สู่การปฏิบัติงานจริงอย่างมีประสิทธิภาพ

คำถาม – คำตอบหัวข้อ “PA Sharing สู่การปฏิบัติงานจริงอย่างมีประสิทธิภาพ”
โครงการสัมมนาเครือข่ายการบริหารทรัพยากรบุคคล (HR Network & HR Policy) ครั้งที่ 3/2566

วันพฤหัสบดีที่ 28 กันยายน พ.ศ. 2566 เวลา 09.00 – 12.00 น. ณ ห้องประชาสังคมอุดมพัฒน์ ชั้น 1 สถาบันวิจัยประชากรและสังคม มหาวิทยาลัยมหิดล ศาลายา

 

การจัดทำข้อตกลงการปฏิบัติงาน

(1) ผู้บริหารใช้แบบฟอร์มการจัดทำข้อตกลงการปฏิบัติงาน ซึ่งในแบบฟอร์มระบุว่า ให้ผู้บังคับบัญชาชั้นต้นจัดทำข้อตกลงการปฏิบัติงานกับบุคลากร จึงควรปรับคำในแบบฟอร์มหรือไม่

คำตอบ   บุคลากรทุกระดับใช้แบบฟอร์มการจัดทำข้อตกลงการปฏิบัติงานแบบเดียวกัน เนื่องจากคำว่า “ผู้บังคับบัญชาชั้นต้น” หมายถึง ผู้ที่มอบหมายงาน กำกับ หรือตรวจสอบ
การปฏิบัติงานของบุคลากร

(2) บุคลากรขาดความเข้าใจและมีทัศนคติด้านลบในการจัดทำข้อตกลงการปฏิบัติงาน แม้จะจัดประชุมชี้แจงเรื่องดังกล่าวแล้ว

คำตอบ  ส่วนงาน/หน่วยงานสื่อสารและทำความเข้าใจ พร้อมให้คำปรึกษาแก่บุคลากรเกี่ยวกับการประเมินผลการปฏิบัติงานอย่างสม่ำเสมอ เพื่อสร้างความเข้าใจทำให้เกิดทัศนคติที่ดี

(3) การจัดทำข้อตกลงการปฏิบัติงานเป็นหน้าที่ของผู้ประเมินกับผู้รับการประเมินที่ต้องตกลงร่วมกัน หากไม่ดำเนินการการจัดทำข้อตกลงการปฏิบัติงานถือว่าเป็นความรับผิดชอบของใคร

คำตอบ  การจัดทำข้อตกลงการปฏิบัติงานถือเป็นความรับผิดชอบของผู้รับการประเมินและผู้ประเมินรวมทั้งหัวหน้าส่วนงาน ซึ่งสามารถศึกษารายละเอียดตามข้อบังคับมหาวิทยาลัยมหิดล ว่าด้วยหลักเกณฑ์และวิธีการประเมินผลการปฏิบัติงานของผู้ปฏิบัติงานในมหาวิทยาลัยมหิดล พ.ศ. 2565 ในข้อ 16 ข้อ 17 และข้อ 18

(4) วิธีการสร้างแรงจูงใจให้ผู้ปฏิบัติงานการจัดทำข้อตกลงการปฏิบัติงานตามกำหนดระยะเวลา

คำตอบ ส่วนงาน/หน่วยงานสื่อสารให้บุคลากรเห็นถึงความสำคัญและข้อดีในการจัดทำข้อตกลงการปฏิบัติงานล่วงหน้า รวมทั้งผลกระทบที่จะเกิดขึ้น หากบุคลากรไม่ดำเนินการจัดทำข้อตกลงการปฏิบัติงานตามกรอบเวลาที่กำหนด

(5) บุคลากรใส่ระดับความสำเร็จตัวชี้วัดไม่ครบทุกตัวใน PA จะต้องทำอย่างไร

คำตอบ ส่วนงาน/หน่วยงานกำกับบุคลากรต้องระบุตัวชี้วัดให้ครบทุกตัว หากกำหนดตัวชี้วัดไม่ครบ จะส่งผลกระทบต่อการประเมินผลการปฏิบัติงานไม่เป็นไปตามข้อเท็จจริงได้ ซึ่งคณะกรรมการอาจใช้ดุลพินิจในการพิจารณา

การประเมินผลการปฏิบัติงาน

(6) การประเมินผลการปฏิบัติงานสามารถทำในรูปแบบออนไลน์ได้หรือไม่

ตอบ ส่วนงานสามารถประเมินผลการปฏิบัติงานในรูปแบบออนไลน์ได้ โดยส่วนงานสามารถใช้ระบบที่มหาวิทยาลัยกำลังพัฒนาหรือส่วนงานจะพัฒนาระบบเพื่อใช้ในการประเมินผล
การปฏิบัติงาน

(7) กระบวนการประเมินผลการปฏิบัติงานมีความซับซ้อนและละเอียดมากขึ้น ทำให้เกิดความเข้าใจที่ไม่ตรงกัน ควรดำเนินการอย่างไร

คำตอบ  ส่วนงาน/หน่วยงานสื่อสารและทำความเข้าใจ พร้อมให้คำปรึกษาแก่บุคลากรเกี่ยวกับการประเมินผลการปฏิบัติงานอย่างสม่ำเสมอ เพื่อสร้างความเข้าใจทำให้เกิดทัศนคติที่ดี

(8) ประสงค์ให้การประเมิน PA เป็นไปตามรอบปีงบประมาณ (วันที่ 1 ตุลาคม – วันที่ 30 มิถุนายน) เพื่อความสอดคล้องในเรื่องการดำเนินงานตามปีงบประมาณจะได้หรือไม่

คำตอบ เป็นนโยบายของมหาวิทยาลัยที่ประสงค์ให้บุคลากรได้รับการเลื่อนเงินเดือน
ณ วันที่ 1 ตุลาคม ของทุกปี และผู้ปฏิบัติงานได้มีระยะเวลาในการดำเนินการเกี่ยวกับ
การประเมินผลการปฏิบัติงานและการเลื่อนเงินเดือน

การแต่งตั้งคณะกรรมการประเมิน

(9) การแต่งตั้งคณะกรรมการประเมินสามารถตั้งรวมทั้งส่วนงานหรือควรแยกแต่ละภาควิชา ถึงจะเกิดประโยชน์ที่ดี

คำตอบ

ขึ้นอยู่กับความเหมาะสมและแนวปฏิบัติของแต่ละส่วนงาน

(10) หากมีการจัดทำคำสั่งแต่งตั้งคณะกรรมการประเมินเกินระยะเวลาที่ข้อบังคับกำหนดจะมีผลหรือไม่ อย่างไร

คำตอบ  มีผลกระทบกับกระบวนการคัดค้านคณะกรรมการประเมินผลการปฏิบัติงาน และส่งผลต่อกรณีที่มีการร้องทุกข์หรือร้องเรียน เนื่องจากคณะกรรมการอุธรณ์จะพิจารณากระบวนการตามที่กำหนดไว้ในข้อบังคับมหาวิทยาลัยมหิดล ว่าด้วยหลักเกณฑ์และวิธีการประเมินผลการปฏิบัติงานของผู้ปฏิบัติงานในมหาวิทยาลัยมหิดล พ.ศ. 2565

(11) กรณีกรรมการประเมินบางท่านติดภารกิจด่วน ไม่สามารถเข้าประชุมได้ ทำให้กรรมการไม่ครบ จะทำการประเมินได้หรือไม่ หรือต้องยกเลิกแล้วนัดประชุมใหม่

ตอบ คณะกรรมการประเมินผลการปฏิบัติงานต้องเข้าร่วมประชุม เพื่อประเมินผลการปฏิบัติงานครบทุกคน โดยสามารถเข้าร่วมประชุมได้ทั้งรูปแบบ Onsite และ Online

(12) กรณีกรรมการประเมินผลแล้ว แต่ผู้ประเมินไม่ได้แจ้งผลการประเมินต่อผู้รับการประเมินโดยตรง แต่ผู้ประเมินมอบหมายให้มารับที่ HR ถูกต้องหรือไม่ ทั้งนี้ ส่วนงานได้ทำหนังสือแจ้งผู้รับการประเมิน แต่ผู้รับการประเมินไม่มารับผลตามระยะเวลาที่กำหนดไว้ในหนังสือดังกล่าว ซึ่งเวลาล่วงเลยไป 2 – 3 เดือน นับจากวันที่แจ้งให้มารับผล ซึ่งผู้รับการประเมินได้มาขอรับผลภายหลัง 3 เดือน และลงวันที่รับทราบเป็นวันที่มารับ ผู้รับการประเมินก็มีสิทธิคัดค้านผลภายใน 15 วัน นับจากวันที่รับทราบผลใช่หรือไม่

ตอบ  ตามข้อบังคับมหาวิทยาลัยมหิดล ว่าด้วยหลักเกณฑ์และวิธีการประเมินผลการปฏิบัติงานของผู้ปฏิบัติงานในมหาวิทยาลัยมหิดล พ.ศ. 2565 ข้อ 32 (1) กำหนดให้ผู้ประเมิน (ผู้บังคับบัญชาชั้นต้น) เป็นผู้แจ้งผลการประเมินให้แล้วเสร็จภายใน 15 วันนับแต่วันที่หัวหน้าส่วนงานหรือหัวหน้าหน่วยงานลงนามรับทราบผลการประเมินฯ

(13) บุคลากรขอคัดค้านการแต่งตั้งกรรมการประเมิน โดยให้เหตุผลว่า เป็นความขัดแย้งส่วนตัวและประเมินไม่ยุติธรรม แต่ไม่ขัดกับหลักเกณฑ์ข้อบังคับฯ จะดำเนินการอย่างไร

ตอบ  การคัดค้านการแต่งตั้งกรรมการประเมินด้วยเหตุผลความขัดแย้งส่วนตัวจะต้องเป็นที่ประจักษ์และสามารถตรวจสอบข้อเท็จจริงได้

การจัดทำแผนพัฒนารายบุคคล (IDP)

(14) การจัดทำ IDP จำเป็นต้องทำทุกตำแหน่ง ทุกประเภทการจ้าง และทุกคนหรือไม่

ตอบ  เป็นนโยบายของมหาวิทยาลัยที่กำหนดให้บุคลากรทุกคนต้องทำแผนพัฒนารายบุคคล (IDP) ซึ่งกำหนดไว้ในข้อบังคับฯ ข้อ 32 (2)

(15) ประชาคมขาดความเข้าใจเกี่ยวกับการจัดทำ IDP และมีทัศนคติด้านลบ มองว่าเป็นภาระด้านเอกสาร ถึงแม้ว่าส่วนงานจะจัดประชุมเพื่อชี้แจงแล้ว ควรดำเนินการอย่างไร

ตอบ   ส่วนงาน/หน่วยงานสื่อสารให้บุคลากรเห็นถึงความสำคัญและข้อดีในการจัดทำแผนพัฒนารายบุคคล (IDP) อย่างสม่ำเสมอ

(16) การติดตามและการประเมินผลการจัดทำ IDP หัวหน้าเป็นผู้ดำเนินการติดตามตาม ตามที่ตกลงกันไว้ หรือ HR เป็นผู้ดำเนินการ

ตอบ  ผู้บังคับบัญชาชั้นต้นมีหน้าที่ในการติดตาม ช่วยเหลือ และให้คำปรึกษา เพื่อให้การพัฒนาของบุคลากรบรรลุผลลัพธ์ตามที่คาดหวัง

(17) กรณีผู้รับการประเมินได้ผลประเมินระดับดีเด่น เช่น ได้คะแนนรวม 95-99 สาเหตุใดยังต้องจัดทำ IDP หากไม่จัดทำได้หรือไม่

ตอบ  เป็นนโยบายของมหาวิทยาลัยที่กำหนดให้บุคลากรทุกคนต้องทำแผนพัฒนารายบุคคล (IDP) ซึ่งกำหนดไว้ในข้อบังคับฯ ข้อ 32 (2) เพื่อให้บุคลากรปฏิบัติงานได้อย่างมีประสิทธิภาพยิ่งขึ้น และมีความก้าวหน้าในวิชาชีพและการบริหาร

(18) ช่วยยกตัวอย่างหรือคำแนะนำในการเลือกวิธีการพัฒนาให้เหมาะสมกับบุคลากร

ตอบ การเขียนแผนพัฒนารายบุคคล (IDP) และวิธีการพัฒนาควรเหมาะสมกับบุคลากรและความคาดหวังของผู้บังคับบัญชา เพื่อให้การปฏิบัติงานเกิดประสิทธิภาพและประสิทธิผลยิ่งขึ้น

การประกาศรายชื่อผู้ที่มีผลการปฏิบัติงานอยู่ในระดับดีเด่นและระดับดีมาก

(19) การประกาศรายชื่อผู้ที่ได้ผลการปฏิบัติงานระดับดีเด่นและดีมาก หากบุคลากรที่ ไม่ได้ผลการประเมินระดับดีเด่นและดีมากเห็นประกาศอาจจะเกิดข้อพิพาทและความรู้สึก sensitive ได้

ตอบ  การประกาศรายชื่อผู้ที่ได้ผลการปฏิบัติงานระดับดีเด่นและระดับดีมาก กองทรัพยากรบุคคลอยู่ระหว่างการหารือร่วมกับกองกฎหมายและศูนย์อำนวยการด้านข้อมูลส่วนบุคคล มหาวิทยาลัยมหิดล