งานเลขานุการกิจและสภาคณาจารย์ (Secretariat Unit)

งานเลขานุการกิจและสภาคณาจารย์
งานเลขานุการกิจและสภาคณาจารย์ ดำเนินภารกิจหลักด้านความร่วมมือเพื่อสนับสนุนงานพิธีการ/การจัดการประชุม ให้ข้อมูลข่าวสารแก่หน่วยงานภายใน/หน่วยงานภายนอก/นัดหมายผู้บริหาร ในการดำเนินภารกิจต่าง ๆ /ให้ข้อมูลที่ถูกต้องแก่คณาจารย์ โดยการดำเนินงานป็นตามนโยบายและรองรับยุทธศาสตร์ของมหาวิทยาลัย และส่งเสริมให้การดำเนินกิจกรรมของมหาวิทยาลัย บรรลุตามวัตถุประสงค์ โดยแบ่งบทบาทหน้าที่ออกได้ ดังนี้

บทบาทหน้าที่ของงานเลขานุการกิจ และสภาคณาจารย์
ฝ่ายเลขานุการงานประชุม : ดำเนินการจัดประชุมคณะกรรมการประจำมหาวิทยาลัยมหิดล/ประชุมปฏิบัติการ/ประชุมทีมผู้บริหาร จัดทำตารางการประชุม/ประสานงานหน่วยงานที่นำวาระเข้าที่ประชุม/ประสานงานจองห้องประชุม/จัดทำรายงานการประชุม

ฝ่ายเลขานุการงานพิธีการ : ดำเนินการประสานงาน และจัดพิธีการสำคัญ ตลอดจนกิจกรรมพิเศษ ของมหาวิทยาลัยมหิดล เช่น
– การเข้าเฝ้าฯ พระบรมวงศานุวงศ์ ในโอกาสต่างๆ
– งานวันมหิดล
– งานวันพระราชทานนาม
– พิธีพระราชทานปริญญาบัตรของมหาวิทยาลัยมหิดล
– งานกฐินพระราชทาน
– งานเกษียณอายุฯ ของมหาวิทยาลัยมหิดล
– งานอื่นๆ ตามที่ได้รับมอบหมาย การเข้าร่วมงานพิธีการกับหน่วยงานราชการอื่นๆ หรือการเข้าร่วมปฏิบัติพิธีการของส่วนงานในมหาวิทยาลัย ในกรณีที่ขอความอนุเคราะห์

ฝ่ายเลขานุการผู้บริหาร :ดำเนินการติดต่อประสานงาน/นัดหมาย ให้กับหน่วยงานภายใน ภายนอก และบุคคลต่างๆ ต้อนรับอาคันตุกะของผู้บริหารดำเนินการ จัดทำหนังสือขออนุญาตไปราชการของผู้บริหาร

ฝ่ายสนับสนุนงานสภาคณาจารย์ : ดำเนินการจัดประชุมสภาคณาจารย์ การคัดเลือกอาจารย์เข้ารับรางวัลต่าง ๆ ของสภาคณาจารย์ เผยแพร่ข้อมูลข่าวสารสภาคณาจารย์ การรับเรื่องร้องเรียนในกรณีต่างๆ

งานเลขานุการกิจและสภาคณาจารย์ ประกอบด้วย 3 หน่วย ดังนี้

1. หน่วยงานประชุมและพิธีการ มีภารกิจ ดังนี้
ภารกิจด้านการประชุม ฝ่ายเลขานุการของงานประชุม
– ดำเนินการจัดประชุมคณะกรรมการประจำมหาวิทยาลัยมหิดล/ประชุมทีมผู้บริหาร/ประชุมปฏิบัติการ รวมถึงการประชุมพิธีการ หรือกิจกรรมพิเศษ หรือตามที่ได้รับมอบหมายภารกิจ
– จัดทำตารางการประชุมคณะกรรมการประจำมหาวิทยาลัยมหิดล/ประชุมทีมบริหาร/ประชุมปฏิบัติการ
– ประสานงานจองห้องประชุม/ห้องจัดเลี้ยง/อนุมัติหลักการการจัดเลี้ยง
– จัดทำหนังเสือเชิญประชุม/เอกสารประกอบการประชุม
– จัดทำบันทึกการประชุม/จัดทำรายงานการประชุม และนำส่งมติการประชุม
การบริการ
– ให้คำปรึกษาข้อมูล เกี่ยวกับการจัดการประชุมที่ถูกต้อง
– ประสานงานผู้เข้าประชุม ให้เข้าประชุมตามกำหนด

ภารกิจด้านงานพิธีการ ฝ่ายเลขานุการของงานพิธีการ
– การเข้าเฝ้าฯ พระบรมวงศานุวงศ์ ในโอกาสต่างๆ
– งานวันมหิดล
– งานวันพระราชทานนาม
– พิธีพระราชทานปริญญาบัตรของมหาวิทยาลัยมหิดล
– งานกฐินพระราชทาน
– งานเกษียณอายุฯ ของมหาวิทยาลัยมหิดล
– งานอื่นๆ ตามที่ได้รับมอบหมาย การเข้าร่วมงานพิธีการกับหน่วยงานราชการอื่นๆ หรือการเข้าร่วมปฏิบัติพิธีการของ ส่วนงานในมหาวิทยาลัย กรณีขอความอนุเคราะห์
การบริการ
– ให้คำปรึกษา/ข้อมูล/รายละเอียด เกี่ยวกับพิธีการต่างๆ
– ให้ความสนับสนุนประสานงานพิธีการต่าง ๆ
– รูปแบบการจัดวางอุปกรณ์พิธีการ

2. หน่วยเลขานุการผู้บริหาร มีภารกิจดังนี้
ภารกิจของหน่วยงานเลขานุการผู้บริหาร
– ดำเนินการติดต่อประสานงาน/นัดหมาย ทางโทรศัพท์ภายในและภายนอก
– ดำเนินการจัดทำหนังสือขออนุญาตไปราชการของผู้บริหาร
– ดำเนินการขออนุมัติงบประมาณในการไปราชการ
– ต้อนรับอาคันตุกะของผู้บริหาร
– ดำเนินการตามภารกิจต่าง ๆ เพื่อสนับสนุนผู้บริหาร
– จัดลำดับควาสำคัญและอำนวยความสะดวกให้แก่ผู้บังคับบัญชา
– ประสานงานและเป็นสื่อกลางระหว่างผู้บริหารและผู้ประสานงานจากหน่วยงานต่างๆ
การบริการ
– ให้ข้อมูลเพื่อลงนัดหมายผู้ที่ต้องการเข้าพบผู้บริหาร แก่หน่วยงานภายใน/ภายนอก

3. หน่วยสภาคณาจารย์ มีภารกิจดังนี้
ภารกิจของหน่วยสภาคณาจารย์
– จัดประชุมสภาคณาจารย์ มหาวิทยาลัยมหิดล
– ฝ่ายเลขานุการคัดเลือกอาจารย์ตัวอย่างของสภาคณาจารย์
– ดำเนินการเลือกตั้งสมาชิกสภาคณาจารย์
– ประสานงานอาจารย์เข้าเป็นสักขีพยานในพิธีพระราชทานปริญญาบัตร
การบริการ
– เผยแพร่ข่าวสารสภาคณาจารย์
– ดำเนินการเรื่องร้องเรียนตามที่ได้รับมอบหมาย
– ให้คำปรึกษาข้อมูล /บริการข้อมูล/ข่าวสาร/ข้อบังคับ แก่คณาจารย์