จากบทความตอนที่ 1 ได้กล่าวถึงภาพรวมของการทุจริตทั้งในเรื่องของความหมาย รูปแบบ มูลเหตุ สถานการณ์และแนวโน้มการทุจริตในประเทศไทยไปแล้วนั้น จะเห็นได้ว่าปัญหาดังกล่าวเป็นปัญหาที่สามารถเกิดขึ้นได้ในทุกองค์กร และนำมาซึ่งความเสียหายทั้งในด้านทรัพย์สินและชื่อเสียงขององค์กร เนื่องจากการทุจริตโดยส่วนใหญ่มักมีสาเหตุมาจากการปฏิบัติงานประจำ การควบคุมและการกำกับดูแลให้การปฏิบัติงานเป็นไปอย่างถูกต้องตามกฎระเบียบ หรือแนวทางปฏิบัติ จึงเป็นวิธีการหนึ่งที่สำคัญในการช่วยลดโอกาสการทุจริตได้
วิธีการป้องกันการทุจริต
เป็นที่ยอมรับกันโดยทั่วไปว่า วิธีการป้องกันการทุจริตในกิจการต่างๆ นั้น ปัญหาสำคัญที่น่าจะได้พิจารณาก็คือ ระบบการควบคุมภายใน ระบบนี้หมายถึงแผนจัดแบ่งส่วนงานและวิธีปฏิบัติงานที่ประสานกัน ซึ่งใช้ปฏิบัติเพื่อดูแลรักษาทรัพย์สินของกิจการ เพื่อตรวจสอบความถูกต้องและเชื่อถือได้ของรายละเอียดทางบัญชี เพื่อเพิ่มประสิทธิภาพของการดำเนินงาน และเพื่อส่งเสริมให้มีการปฏิบัติตามนโยบายที่ผู้บริหารได้วางไว้
การวางวิธีป้องกันการทุจริต คือการนำเอาระบบการควบคุมภายในที่ดีเข้ามาใช้ ได้แก่
1. การแบ่งแยกหน้าที่ หน่วยงานที่มีขนาดใหญ่ ฝ่ายบริหารไม่สามารถควบคุมงานทุกด้านได้ด้วยตนเอง จึงจำเป็นต้องมีการแบ่งแยกหน้าที่การดูแลรักษาทรัพย์สิน ระหว่างการดำเนินงานฝ่ายหนึ่งกับการบัญชีอีกฝ่ายหนึ่ง เพื่อป้องกันมิให้เจ้าหน้าที่นำทรัพย์สินเหล่านั้นไปใช้ประโยชน์ส่วนตัว ตลอดจนเพื่อทราบปริมาณทรัพย์สินซึ่งเจ้าหน้าที่ต้องรับผิดชอบ เจ้าหน้าที่ฝ่ายบัญชีจึงต้องเป็นบุคคลอื่นซึ่งไม่เกี่ยวข้องกับการดูแลรักษาทรัพย์สินและการดำเนินงาน
2. การแบ่งแยกความรับผิดชอบ ควรกำหนดความรับผิดชอบของเจ้าหน้าที่แต่ละคนให้ชัดเจนตามหน้าที่ที่ได้รับมอบหมาย ทั้งนี้ เพื่อป้องกันเจ้าหน้าที่ปัดความรับผิดชอบไปยังผู้อื่น เมื่อมีการกำหนดความรับผิดชอบแน่นอนแล้ว เจ้าหน้าที่แต่ละคนย่อมใช้ความระมัดระวังอย่างเต็มที่ในการปฏิบัติงานของตน
3. วิธีปฏิบัติงานที่ดี เมื่อได้มีการแบ่งแยกหน้าที่และความรับผิดชอบแล้ว วิธีปฏิบัติงานที่ดีเป็นสิ่งสาคัญที่จะต้องนามำพิจารณาคือ จะต้องดูว่าได้มีการปฏิบัติงานตามที่ได้รับมอบหมายดีเพียงไรหรือไม่ เช่น พนักงานพัสดุ เมื่อได้รับหรือจ่ายพัสดุแล้วจะต้องลงนามในเอกสารประกอบ และทะเบียนคุมต่างๆ
นอกจากนั้น ควรมีการสอบทานงานที่ทำโดยอีกบุคคลหนึ่งเป็นประจำเพื่อเป็นการยืนยันว่าได้มีการปฏิบัติงานแล้วโดยถูกต้อง
4. การดูแลรักษาทรัพย์สินอย่างเหมาะสม มีการป้องกันการโจรกรรม การยักยอกไปใช้ประโยชน์ส่วนตัว การรักษาทรัพย์สินไม่ให้เกิดความเสียหายก่อนเวลาอันควร และการประกันภัยทรัพย์สินที่มีค่า
5. การใช้เจ้าหน้าที่ที่มีประสิทธิภาพ ผู้บริหารต้องพิจารณามอบหมายหน้าที่ให้กับเจ้าหน้าที่ที่มีความรู้ความสามารถเหมาะสมกับงาน จะทำให้ผลงานมีประสิทธิภาพ
ในทางปฏิบัติ นอกเหนือจากการวางระบบควบคุมภายในที่ดีแล้ว ยังมีข้อที่ถือปฏิบัติ ดังนี้
การเงินและบัญชี
1. ให้ถือว่า บรรดาเงินรายรับ รายจ่าย ที่เกิดขึ้นทั้งหมด ที่เกี่ยวข้องกับหน่วยงานอยู่ใน
ความรับผิดชอบของหัวหน้าหน่วยงานนั้นๆ ที่จะต้องชดใช้ในกรณีที่เกิดความเสียหายขึ้นตามกฎหมายข้อบังคับและรายละเอียดแบบแผนซึ่งกำหนดไว้
2. ให้ทุกหน่วยงานจัดให้มีที่เก็บเงินและเอกสารการเงินที่มั่นคงตามสมควร ห้ามมิให้ผู้รับผิดชอบเกี่ยวกับการเงินเก็บเงินของหน่วยงานไว้นอกที่เก็บเงินของหน่วยงาน
3. ให้ผู้บังคับบัญชาดูแลและตรวจตราเจ้าหน้าที่การเงินและบัญชี ให้ปฏิบัติตามระเบียบแบบแผนที่หน่วยงานกำหนดไว้โดยเคร่งครัด โดยเฉพาะอย่างยิ่ง การนำเงินเข้าและออกจากตู้นิรภัย กรรมการผู้ถือกุญแจจะต้องไปร่วมตรวจด้วยทุกครั้ง
4. ให้แต่ละหน่วยงานจัดเจ้าหน้าที่ทำการตรวจสอบบ่อยครั้งที่สุดเท่าที่จะทำได้ว่าเจ้าหน้าที่การเงินและเจ้าหน้าที่บัญชีได้ปฏิบัติงานให้เป็นไปตามกฎระเบียบข้อบังคับที่ได้วางไว้หรือไม่
5. กำหนดแบ่งแยกความรับผิดชอบของผู้ปฏิบัติงานแต่ละคน โดยเฉพาะเจ้าหน้าที่การเงิน เจ้าหน้าที่บัญชี เจ้าหน้าที่พัสดุ จะต้องไม่เป็นบุคคลคนเดียวกัน
6. เจ้าหน้าที่ที่ทำงานเกี่ยวกับการเงิน ควรจะมีการกำหนดหลักประกันความเสียหายให้เพียงพอ ซึ่งอาจจะเป็นตัวเงินหรือหลักทรัพย์อื่นๆ ตามที่เห็นสมควร
7. มีการประมวลคู่มือข้อบังคับและระเบียบที่ใช้เกี่ยวกับการปฏิบัติงาน และจัดให้มีการอบรมเจ้าหน้าที่เพื่อให้เข้าใจในระเบียบและวิธีปฏิบัติเกี่ยวกับการเงิน หรือเชิญผู้ทรงคุณวุฒิเป็นผู้บรรยายในโอกาสอันสมควรเป็นครั้งคราว
8. เมื่อมีการทุจริตเกิดขึ้น ให้พิจารณาลงโทษให้เป็นไปตามระเบียบแบบแผนของหน่วยงานโดยเคร่งครัด และรายงานผู้บังคับบัญชาทราบ
9. จัดให้มีแบบพิมพ์ที่เกี่ยวกับการเงิน โดยมี เลขที่ เล่มที่ พิมพ์ไว้แล้วโดยลำดับและมีการจัดทำทะเบียนคุมรับจากที่ใดตั้งแต่เล่มที่และเลขที่เท่าใด จ่ายให้ที่ใด เล่มที่และเลขที่เท่าใด
10. ในกรณีที่ยกเลิกหรือใช้แบบพิมพ์ที่เกี่ยวกับการเงิน ต้องเก็บไว้ให้ตรวจสอบได้
11. วางระเบียบให้ผู้เก็บเงินนำส่งเงินที่เก็บได้พร้อมหลักฐานการเกิดหนี้ ใบเสร็จรับเงินที่ยังเก็บไม่ได้ ส่งผู้มีหน้าที่ตรวจสอบเพื่อทำการตรวจสอบเป็นประจำวัน
12. ไม่ควรให้ทาการขูดลบรายการในบัญชีและเอกสารเกี่ยวกับการเงิน และไม่ควรจ่ายเงินตามใบรับเงินที่มีรอยขูดลบ
การปราบปราม
การทุจริตในหน่วยงานจะยืดเยื้อหรือหมดไปนั้นขึ้นอยู่ที่ผู้บริหาร ซึ่งถ้าได้หาทางป้องกันกวดขันและพิจารณาลงโทษกันจริงจังให้สมกับพฤติกรรมที่เกิดขึ้น ก็จะเป็นการปราบปรามการทุจริตให้หมดสิ้นไป ในการปราบปรามน่าจะได้กระทำดังนี้
1. ออกกฎหมายพิเศษ เช่น หากพบว่ามีการทุจริตเกิดขึ้นในหน่วยงาน ให้ถือเป็นหน้าที่ของผู้บริหารหน่วยงานผู้ควบคุมที่จะต้องรับผิดชอบ และตกเป็นจำเลยร่วมในกรณีที่ต้องชดใช้จำนวนเงินที่เสียหาย โดยถือว่าเป็นความบกพร่องต่อหน้าที่
2. การบรรจุเจ้าหน้าที่โดยเฉพาะในชั้นหัวหน้าจะต้องสอบประวัติความเป็นมาและการทำงานว่ามีความซื่อสัตย์ และมีสมรรถภาพเพียงใด ถ้าเป็นตำแหน่งเกี่ยวกับการเงินควรต้องมีประกันตามสมควร
3. รายชื่อพนักงานผู้กระทำหรือเกี่ยวข้องกับการทุจริต หากปรากฏว่ามีขึ้น ให้มีหนังสือเวียนแจ้งชื่อบุคคลนั้นพร้อมทั้งเล่าพฤติการณ์ที่กระทำเวียนให้ทุกหน่วยงานทราบ
4. หากเกิดกรณีทุจริตขึ้นในหน่วยงานใด ต้องรายงานผลการดำเนินคดีจนถึงที่สุดให้ผู้บริหาร
ระดับเหนือขึ้นไปทราบ
5. เป็นหน้าที่ของผู้บังคับบัญชาที่ต้องสอดส่องความประพฤติและความเป็นอยู่ของ
ผู้ปฏิบัติงานทุกคน โดยเฉพาะเจ้าหน้าที่การเงินและบัญชีและพัสดุ ว่ามีความเป็นอยู่พอควรแก่ฐานะ
หรือร่ำรวยผิดปกติ มีหนี้สินรุงรัง ชอบอบายมุขหรือไม่
6. กำหนดให้มีการตรวจสอบภายในเป็นประจำ
7. ให้ผู้สอบบัญชีรายงานถึงการดำเนินงานด้วย
นอกจากเนื้อหาที่ได้นำเสนอไปแล้วข้างต้น บทความฉบับหน้าจะเพิ่มเติมในรายละเอียดการควบคุม
ภายในที่เกี่ยวกับเงินสด พร้อมทั้งตัวอย่างแนวปฏิบัติการควบคุมภายในด้านการเงิน
…โปรดติดตามตอนต่อไป…
