“สถานการณ์ภัยพิบัติที่เกิดขึ้น ส่งผลกระทบต่อชีวิตและทรัพย์สิน หากไม่สามารถหลีกเลี่ยง จะต้องหามาตรการในการลดผลกระทบจากเหตุภัยพิบัติ ทั้งนี้ในการเตรียมการรองรับภัยพิบัติจะต้องใช้ระยะเวลาในการเตรียมการพอสมควร ในเบื้องต้น ศูนย์บริหารจัดการความเสี่ยง มหาวิทยาลัยมหิดล จึงขอนำเสนอแนวทางการจัดการเบื้องต้น”
การลดผลกระทบเป็นการดำเนินการเพื่อหลีกเลี่ยง หรือ ลดความเสียหาย ความรุนแรง เพื่อมิให้เกิดอันตรายต่อชีวิต ทรัพย์สิน สถานที่สำคัญ การหาแนวทางป้องกันหรือลดผลกระทบสามารถพิจารณาเบื้องต้นได้โดยพิจารณาจากผลกระทบ 4 ด้าน ได้แก่
ผลกระทบด้านสถานที่ ที่ทำงาน การบริหารจัดการ เช่น การวิเคราะห์สถานที่ที่มีความเสี่ยงสูงที่จะได้รับผลกระทบจากภัยพิบัติ การกำหนดพื้นที่ปลอดภัยเพื่อเป็นจุดที่บุคลากรสามารถใช้ได้อย่างปลอดภัย รวมถึงการเคลื่อนย้ายอุปกรณ์ที่มีมูลค่าสูงไปยังที่ปลอดภัย นอกจากการวิเคราะห์สถานที่และอุปกรณ์แล้ว หากเป็นไปได้ควรกำหนดสถานที่สำรอง และอุปกรณ์เท่าที่จำเป็นที่สามารถทำงานได้อย่างต่อเนื่อง เพื่อเป็นทางเลือกในระหว่างที่ไม่สามารถเข้าที่ทำงานได้
ผลกระทบด้านบุคลากร บุคลากรอาจได้รับผลกระทบจากเหตุการณ์ โดยพิจารณาและวิเคราะห์บุคลากรที่มีความจำเป็นในการทำงานที่ต้องมายังสถานที่ที่ทำงานหลักหรือที่ทำงานสำรอง และบุคลากรบางส่วนที่สามารถทำงานได้จากที่อื่น เช่น ที่บ้านพักอาศัย เป็นต้น การจัดทำรายชื่อ เบอร์โทรศัพท์ของบุคลากร เพื่อการติดต่อ และรวมถึงแผนการอพยพ หรือการเคลื่อนย้ายบุคลากร ออกจากพื้นที่ที่กำลังจะเกิดภัยพิบัติหรือมีแนวโน้มจะเกิดภัยพิบัติ เพื่อความปลอดภัย ทั้งนี้จะต้องมีการเตรียมการ โดยพิจารณาจากข้อมูลการเตือนภัย ความเคลื่อนไหวของสถานการณ์ ในส่วนของสภาพการณ์ปัจจุบัน อาจติดตามระดับน้ำ การแผ่ขยายของกระแสน้ำ ทางเดินของน้ำ ความเร็วของกระแสน้ำ การเปรียบกับสถิติที่ผ่านมา เป็นต้น
ผลกระทบด้านระบบเทคโนโลยีสารสนเทศ ระบบสารสนเทศมีความสำคัญต่อการบริหารจัดการ ผลกระทบที่เกิดขึ้นต่อระบบสารสนเทศ เช่น ข้อมูลสูญหาย ระบบเครือข่ายเสียหาย เป็นต้น ควรกำหนดข้อมูลที่มีความสำคัญต่อการบริหารงาน เช่นข้อมูลเพื่อการประเมินผลการดำเนินงาน การประเมินคุณภาพ เป็นต้น ระบบ Back Up ข้อมูลจึงมีความสำคัญ อาจต้องพิจารณาหาแนวทางการสำรองข้อมูล เช่น สำรองนอกสถานที่ เป็นต้น นอกจากนี้แล้ว ระบบคอมพิวเตอร์ที่มีจุดเสี่ยง อาจต้องหาวิธีการป้องกัน เช่น การเคลื่อนย้ายให้พ้นระดับน้ำที่ท่วมถึง เป็นต้น
ผลกระทบด้านผู้ใช้บริการ เช่น นักศึกษา ประชาชน เป็นต้น ผู้ใช้บริการที่ได้รับผลกระทบ ไม่สามารถใช้บริการได้ จึงควรหาวิธีการสื่อสารต่อผู้ใช้บริการ เพื่อให้ผู้ใช้บริการเข้าใจและไม่สร้างความสับสนถึงสถานการณ์ที่เกิดขึ้น
นอกจากนี้แล้วในการสื่อสารถือว่าเป็นกลไกที่สำคัญ เช่น การแจ้งเตือน “Warning” ผ่านเครือข่าย หรือผ่านทาง SMS เป็นต้นและควรกำหนดระดับความรุนแรงของเหตุการณ์เพื่อเป็นแนวทางในการบริหารจัดการ และเพื่อการสร้างความเข้าใจร่วมกันให้กับบุคลากรในการรับทราบสถานการณ์และเพื่อทราบแนวทางปฏิบัติเบื้องต้น
ทั้งนี้มหาวิทยาลัยได้ตั้ง ศูนย์ประสานงานเฉพาะกิจป้องกันและแก้ไขปัญหาน้ำท่วม ม.มหิดล เพื่อบริหารจัดการ สามารถติดตามความเคลื่อนไหวได้จาก http://www.mahidol.ac.th
