จากบทความตอนที่แล้ว ได้กล่าวถึงวิธีการป้องการและการปราบปรามการทุจริตในภาพรวมฉบับนี้จึงได้รวบรวมตัวอย่างการควบคุมภายในที่เกี่ยวกับการรับเงิน และการจ่ายเงิน เพื่อเป็นแนวทางในการปฏิบัติงานต่อไป
การทุจริตและการยักยอกเงินสด
การทุจริตและยักยอกเงินสดหรือเงินฝากธนาคาร มักจะเกิดขึ้นเป็นประจำ เช่น
1. การยักยอกเงินลูกค้า (Lapping) พนักงานเก็บเงินสดที่ได้รับชาระหนี้จากลูกค้านำไปใช้ส่วนตัว โดยยังไม่บันทึกบัญชีการรับชำระหนี้ในวันที่ได้รับเงิน และจะรอไว้จนลูกหนี้รายอื่นนำเงินมาชำระหนี้จึงจะบันทึกการรับชำระหนี้จากลูกหนี้รายแรก หรือบันทึกแต่เพียงบางส่วน
2. การโอนเช็คลอย (Check Kiting) การทุจริตวิธีนี้กระทำโดยผ่านบัญชีเงินฝากธนาคารและจะกระทำในวันสิ้นเดือน โดยผู้ทุจริตเขียนเช็คของธนาคารหนึ่งแล้วไปฝากไว้กับอีกธนาคารหนึ่งเท่ากับจำนวนเงินที่ขาดบัญชีเงินฝากธนาคารในธนาคารหลังนี้จะสูงขึ้นเท่ากับเช็คที่นำฝากแต่เงินฝากธนาคาร ในธนาคารแรกจะยังไม่ลดลงทันที เพราะธนาคารอาจจะส่งเช็คไปเรียกเก็บเงินยังไม่ทันยอดเงินฝากธนาคารในธนาคารแรก จะสูงเกินกว่าความจริงเท่ากับจานวนเงินที่ถูกยักยอกไปใช้
3. การบันทึกรายการลวงในบัญชีรายจ่ายหรือบัญชีอื่น เพื่อยักยอกเงินสดไปใช้ส่วนตัว โดยการทำใบสำคัญปลอมเพื่อเบิกเงินหรือนาใบสำคัญที่เบิกจ่ายแล้วมาเบิกซ้ำอีกเพราะมิได้มีการประทับตราจ่ายแล้ว เป็นต้น
การควบคุมภายในเกี่ยวกับเงินสด มีหลักการควบคุมภายในเกี่ยวกับเงินสดดังนี้
1. แบ่งแยกหน้าที่ ความรับผิดชอบอย่างชัดเจนทั้งนี้เพื่อป้องกันมิให้มีการนำเงินสดไปใช้ส่วนตัวแล้วบันทึกบัญชีเพื่อบิดเบือนรายการดังกล่าวโดยสะดวก
2. ไม่ให้พนักงานคนใดคนหนึ่งทำงานตั้งแต่ต้นจนจบคนเดียวเพราะจะเกิดทุจริตได้ง่ายหรือเกิดการหลงลืมได้ง่าย
3. ให้การทำงานของแต่ละคน สามารถทดสอบซึ่งกันและกันได้ มีการตรวจเช็ดระหว่างอย่างสม่าเสมอ
4. มีการตรวจสอบภายในอย่างสม่ำเสมอและ เพื่อประเมินผลการควบคุมการดำเนินไปด้วยดีเพียงใด มีสิ่งใดที่ต้องแก้ไขปรับปรุง แต่งตั้งผู้ตรวจสอบเพื่อตรวจเช็คความถูกต้อง
5. ใช้เครื่องมือช่วยในการควบคุมเงินสด เช่น เครื่องบันทึกเงินสด เป็นต้น
6. ใช้ระบบใบสำคัญเพื่อควบคุมการจ่ายเงิน เพราะต้องผ่านการอนุมัติใบสาคัญ และการจ่ายเช็คต้องจ่ายตามใบสำคัญที่อนุมัติ
7. เงินสดรับทุกรายการ ควรนำฝากธนาคารทั้งหมด เมื่อต้องการจ่ายเงินให้จ่ายเป็นเช็ค
