การควบคุมภายในเกี่ยวกับเงินสด (Internal Control for Cash)
เงินสดเป็นสินทรัพย์ที่สามารถเปลี่ยนมือได้ง่าย จึงทำให้เกิดการสูญหาย หรือทุจริตได้ง่ายที่สุด ดังนั้นกิจการจึงต้องมีวิธีการรักษาและควบคุมภายในเกี่ยวกับเงินสดอย่างรัดกุม การวางแผนเกี่ยวกับเงินสด เป็นเครื่องมือที่ผู้บริหารใช้ในการประเมินความสามารถของกิจการในการชำระหนี้ และเป็นวิธีการที่ทำให้เกิดความแน่ใจว่ามีเงินสดเพียงพอที่จะใช้จ่ายภายในกิจการรวมทั้งเพื่อป้องกันไม่ให้เกิดความเสียหายแก่กิจการได้ การควบคุมเงินสดเป็นวิธีการที่ทำให้เกิดความเชื่อมั่นได้ระดับหนึ่งถึงความปลอดภัยของเงินสด การควบคุมภายในที่มีอย่างเพียงพอจะช่วยในด้านการดูแลรักษาสินทรัพย์ของกิจการ การทุจริตและการยักยอกเงินสด การควบคุมภายในเงินสดสามารถทำได้หลายวิธี
การควบคุมภายในเกี่ยวกับการรับเงิน
1. เมื่อได้รับเงินจากลูกค้าควรมีการควบคุมดังนี้
1.1 ออกใบเสร็จรับเงินทุกครั้งที่มีการรับเงิน
1.2 ใบเสร็จจะต้องมีลายเซ็นของผู้จัดการฝ่ายการเงินหรือผู้ที่มีหน้าที่ควบคุมการเงินและการบัญชี
1.3 ใบเสร็จรับเงินต้องมีการพิมพ์หมายเลขเรียงลำดับไว้ล่วงหน้า
1.4 ยอดรวมของใบเสร็จรับเงินในแต่ละวัน ได้มีการตรวจสอบยอดรวมของเงินที่นำฝากธนาคารและหลักฐานการรับเงินฝากธนาคารว่าเป็นยอดเงินที่ตรงกัน
1.5 มีการตรวจสอบว่าใบเสร็จรับเงินได้นำมาลงบัญชีครบทุกฉบับ และหากมีการยกเลิกจะต้องมีเอกสารอยู่ครบชุด และขีดฆ่าเขียน คำว่า ยกเลิกทุกฉบับ
1.6 เงินส่วนที่ไม่สามารถนำฝากทันในวันนั้น ให้แสดงยอดเงินแยกไว้ต่างหาก และเมื่อนำฝากในวันรุ่งขึ้น จะต้องสามารถตรวจสอบได้ว่าตรงกับหลักฐานการรับเงิน
1.7 เมื่อมีการปรับบัญชี เพื่อแสดงเงินขาดเงินเกิน ต้องได้รับการอนุมัติทุกครั้ง
2. เมื่อกิจการได้รับเงินจากลูกค้าทางไปรษณีย์ ควรมีการควบคุมดังนี้
2.1 ผู้เปิดจดหมาย ต้องไม่ใช่บุคคลเดียวกับผู้ที่นำเงินฝากธนาคาร หรือผู้ที่บันทึกบัญชี
2.2 ผู้ที่เปิดจดหมายจะเป็นผู้ที่ทำรายละเอียดเกี่ยวกับการรับเงิน เพื่อให้ทราบว่าได้รับเงินจากลูกค้ารายใด เป็นเช็คธนาคารใด เลขที่เท่าใด จำนวนเงินเท่าใด
2.3 ผู้ที่เปิดจดหมายจะต้องขีดคร่อมเช็คทุกฉบับเข้าบัญชีของบริษัทเท่านั้น
2.4 จะต้องมีการตรวจสอบว่าเงินที่ได้รับทางไปรษณีย์ ตรงกับหลักฐานการนำฝากธนาคาร
3. การเก็บเงินโดยพนักงานเก็บเงิน ควรมีการควบคุมดังนี้
3.1 ใบเสร็จรับเงินมีการให้เลขที่เรียงลำดับไว้ล่วงหน้า
3.2 เงินที่ได้รับจะต้องนำส่งเจ้าหน้าที่การเงินทันที และจะต้องตรวจสอบความถูกต้องกับหลักฐานการรับเงินและนำฝากธนาคารทันที
3.3 สามารถตรวจสอบได้ทุกเวลาว่าใบส่งของ/ใบกำกับภาษี และใบเสร็จรับเงินที่ยังเก็บเงินไม่ได้ ขณะนั้นอยู่ที่ใคร มีจำนวนเท่าใดจำนวนเงินเท่าใด มีหลักฐานเป็นลายลักษณ์อักษร สามารถหาตัวผู้รับผิดชอบได้
4. หากกิจการมีการรับเงินตามใบเสร็จรับเงินชั่วคราว ควรมีการควบคุมดังนี้
4.1 ได้มีการแสดงไว้ในทะเบียนคุมว่า ได้มีการออกใบเสร็จรับเงินจริงแล้ว ถึงเลขที่เท่าใด
4.2 ได้มีการบันทึกในใบเสร็จรับเงินชั่วคราวว่า ได้ยกเลิกและออกใบเสร็จรับเงินจริงแล้วเลขที่เท่าใดแทน
4.3 ใบเสร็จรับเงินชั่วคราวที่ยังไม่ได้ใช้ต้องมีการควบคุมเช่นเดียวกับใบเสร็จรับเงินจริง
4.4 ต้องมีการตรวจสอบและระมัดระวังว่า เมื่อได้ออกใบเสร็จรับเงินจริง จะต้องมีวิธีป้องกันมิให้มีการบันทึกการรับเงินซ้าอีกครั้งหนึ่ง
4.5 ใบเสร็จรับเงินที่ยังไม่ได้ใช้ ต้องเก็บในที่ปลอดภัยและมีการทำทะเบียนคุม เพื่อบันทึกการรับจ่ายและจำนวนคงเหลือ และควรจะมีการตรวจนับว่ามีอยู่จริงตามทะเบียนคุม
5. เงินที่ได้รับทั้งหมดแต่ละวันไม่ว่าจะได้รับโดยวิธีใดก็ตามต้องปฏิบัติดังนี้
5.1 มีการบันทึกเลขที่ใบเสร็จรับเงินทั้งหมดในรายงานการรับเงิน หรือในสมุดเงินสด
5.2 จะต้องนำฝากธนาคารทั้งหมด เมื่อสิ้นวัน โดยต้องไม่นำไปใช้จ่ายใดๆ ทั้งสิ้น
5.3 จะต้องมีผู้ได้รับมอบหมายตรวจสอบรายการบันทึกการรับเงิน กับ สำเนาใบนำฝากธนาคาร
6. ใบเสร็จรับเงินที่ยังไม่ได้ใช้มีการควบคุมดังนี้
6.1 มีการพิมพ์หมายเลขเรียงลำดับไว้ล่วงหน้าทุกฉบับทุกเล่ม
6.2 มีการเก็บรักษาไว้ในที่ปลอดภัย หรือมอบหมายให้ผู้อยู่ในความรับผิดชอบที่ไม่เกี่ยวข้องกับการรับเงินเป็นผู้ดูแล
6.3 มีการควบคุมโดยทะเบียนหรือบันทึก เพื่อแสดงถึงจำนวนที่ได้รับจ่ายและจำนวนคงเหลือ และผู้ทำทะเบียนต้องไม่ใช่เป็นผู้เบิกใช้
6.4 มีการตรวจนับส่วนที่ยังไม่ได้ใช้ เพื่อดูว่าตรงกับยอดคงเหลือในทะเบียนคุมหรือไม่
6.5 การเบิกไปใช้ทุกครั้ง ผู้เบิกต้องลงนามไว้เป็นหลักฐานในทะเบียนคุมหรือบันทึก
6.6 มีการบันทึกและควบคุมชุดที่ยกเลิก คือ ต้องเก็บไว้ตรวจสอบทุกฉบับทุกเล่ม
7. พนักงานที่ทำหน้าที่รับเงินจะต้องไม่
7.1 ทำหน้าที่บันทึกบัญชีลูกหนี้ และรายงานยอดคงเหลือของบัญชีลูกหนี้
7.2 ทำหน้าที่จัดส่งสินค้าให้แก่ลูกค้า
7.3 ออกใบส่งของ/ใบกำกับภาษี
7.4 ติดตามลูกหนี้ที่ค้างชำระเกินกำหนด
7.5 อนุมัติสินเชื่อ
7.6 ทำบัญชีแยกประเภท
7.7 ทำงบกระทบยอดเงินฝากธนาคาร
8. ใบแสดงการรับเงินฝากธนาคาร มีการสอบทานกับรายละเอียดการนำเงินฝากธนาคารประจำวัน โดยพนักงานบัญชีหรือผู้ตรวจสอบภายใน
9. หากกิจการมีการรับเช็คลงวันที่ล่วงหน้า ควรมีการควบคุมดังนี้
9.1 มีการเก็บเช็คนั้นในที่ปลอดภัยจนกว่าจะถึงกำหนดนำฝาก
9.2 มีการบันทึกในทะเบียนเมื่อได้รับหรือนำฝากธนาคารและต้องให้ผู้นำฝากเซ็นรับด้วย
10. มีการตรวจสอบเงินสดที่ยังไม่ได้นำไปฝากธนาคารกับหลักฐานรับเงินในบางวัน โดยไม่ให้พนักงานการเงินทราบล่วงหน้า
11. หากกิจการมีการรับเงินของสาขา หรือส่งพนักงานไปเก็บเงินต่างจังหวัด
11.1 การรับเงินนั้นได้นำฝากธนาคารในบัญชีเงินฝากที่สามารถเบิกได้เฉพาะสำนักงานใหญ่
11.2 สำเนาเงินฝากธนาคารที่มีลายเซ็นของผู้รับเงินและประทับตราธนาคารได้ส่งตรงไปยังสำนักงานใหญ่ และได้มีการนำสำเนาใบนำฝาก มาตรวจสอบกับรายละเอียดการฝากเงิน
12. เอกสารที่สามารถแลกเปลี่ยนเป็นเงินได้นอกจากเงินและเช็ค เช่น ใบเสร็จรับเงิน เช็ครับล่วงหน้า และตั๋วเงิน ได้เก็บในที่ปลอดภัยโดยพนักงานที่ไม่ใช่บุคคลที่รับผิดชอบเกี่ยวกับการรับเงิน
13. การเปิดบัญชีกับธนาคารแต่ละบัญชี จะต้องได้รับอนุมัติจากคณะกรรมการของบริษัทหรือเจ้าของกิจการ
14. ถ้าพนักงานการเงินถือเงินของพนักงานที่ยังไม่มารับเงินเดือนหรือค่าแรง จะต้องแยกไว้ต่างหากจากเงินส่วนอื่นของกิจการ
15. รายได้อื่น เช่น เงินปันผล ดอกเบี้ยรับ ค่าเช่า ค่านายหน้า จะต้องตรวจสอบเสมอโดยเจ้าหน้าที่ที่ได้รับมอบหมายเพื่อให้การรับถูกต้องและมีการนำฝากธนาคารในวันที่ได้รับการควบคุมภายในเกี่ยวกับการจ่ายเงิน
การควบคุมภายในเกี่ยวกับการจ่ายเงินสดย่อย
1. มีเพียงบุคคลเดียวรับผิดชอบวงเงินแต่ละวง ถ้าจำเป็นต้องมีหลายวง จะต้องเก็บไว้ในลักษณะที่สะดวกแก่การตรวจสอบแต่ละวงเงิน
2. มีการทำเครื่องหมาย “จ่ายเงินแล้ว” บนหลักฐานประกอบทุกฉบับ เพื่อป้องกันการนำมาใช้อีก
3. เมื่อมีการจ่ายเงินต้องมีใบสำคัญจ่ายเงินสดย่อย
4. การเบิกเงินทดแทนวงเงินสดย่อย จะต้องทำโดยผู้รักษาเงินสดย่อย
5. มีการอนุมัติโดยผู้ที่มีอำนาจ
6. ถ้ามีการเปลี่ยนแปลงวงเงินสดย่อย จะต้องได้รับอนุมัติจากผู้บริหารหรือเจ้าของกิจการ
7. การเบิกเงินทดแทนจำต้องทำโดยการออกใบสำคัญจ่ายเช็ค
